Ab dem 01.01.2023 muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bei den Krankenkassen elektronisch durch den Arbeitgeber abgerufen werden. Dieser kann ersatzweise die lohnabrechende Stelle hierfür beauftragen. Der Arzt übermittelt die Daten zur AU elektronisch an die Krankenkasse. Das Verfahren war im Jahr 2022 optional und ist ab 2023 verpflichtend. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle.
Ihre Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG). Siehe auch das Informationsschreiben, welches Sie Ihren Mitarbeitern nach entsprechender Ergänzung aushändigen können.
Bitte teilen Sie uns die Arbeitsunfähigkeiten spätestens bis zur Lohnabrechnung digital mit. Die Datei „Krankmeldung zur Information“ können Sie hierfür verwenden.
Zukünftiges Vorgehen
Wenn wir von Ihnen die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit erhalten haben, fordern wir für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an, sofern Sie uns den Auftrag hierfür erteilt haben. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an das Lohnabrechnungsprogramm zurück. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten entsprechend bei der Lohnabrechnung.
Geringfügig Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte
Das Verfahren gilt auch für Minjobs und kurzfristig Beschäftigte. Daher benötigen wir ab sofort immer die gesetzliche Krankenkasse auch für diesen Arbeitnehmer-Kreis.
Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:
• Privat versicherte Beschäftigte
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
• sonstige AU-Bescheinigungen - wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot
• Arbeitsunfähigkeiten ohne elektronische Bescheinigung
In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht bzw. Mitteilung.